Perfekcjonizm zawodem przyszłości?

Większość podejmowanych przez nas w życiu działań, nie licząc tych czysto spontanicznych, sprowadza się kolejno do planowania, realizacji, kontroli i rozliczenia efektu końcowego przedsięwzięcia. Planowanie wakacji, codzienna logistyka rozwożenia dzieci do szkoły i na zajęcia dodatkowe czy nawet urządzenie mieszkania wymaga od nas strategicznego myślenia i nadzoru nad realizacją założonego celu. Na co dzień zwykle nie zdajemy sobie sprawy, że nieformalnie „siedzimy po uszy” w branży zarządzania projektami.

Kim od strony formalnej jest specjalista od zarządzania projektami?

Kierownik projektu, z ang. project manager to osoba zarządzająca projektem i odpowiedzialna za osiągnięcie jego założonych celów w określonym czasie. Zawód ten nie jest przyporządkowany do konkretnej branży, natomiast wymaga konkretnych i skutecznych umiejętności planowania, realizacji, kontroli i rozliczania zadań składających się na realizację celów projektu. W rzeczywistości kierownik projektu zarządza ludźmi, co z kolei poza umiejętnościami twardymi, wymaga od niego również posiadania umiejętności miękkich. Prawidłowa i jasna współpraca i komunikacja na każdym etapie realizacji projektu zwiększa motywację i buduje wspólną odpowiedzialność za zakończenie projektu na czas.

Do kluczowych obowiązków project managera należy:

• planowanie projektu,
• określenie standardów i zasad działania,
• opracowanie celów, zakresu i wymagań projektu,
• zarządzanie czasem pracy i realizacji,
• zarządzanie kosztorysem i jakością wykonania,
• kontrolowanie efektów,
• motywowanie zespołu.

Ponadto, project manager pozostaje najczęściej w stałym kontakcie z klientem negocjując z nim zmiany i przyjmując informacje zwrotne na temat realizacji poszczególnych etapów projektu, a następnie przekazując je do zespołu faktycznie wykonującego projekt.

Od project managera oczekuje się:

• kompetencji biznesowych: znajomości branży w której pracuje, znajomości zarządzania ogólnego z zakresu rachunkowości, marketingu, zawierania umów, prawa, zarządzania personelem
• umiejętności technicznych: przeprowadzania analiz technicznych, czytania dokumentacji technicznej, znajomości standardów prowadzenia projektów,
• umiejętności interpersonalnych: umiejętności komunikacji i perswazji, słuchania ze zrozumieniem, umiejętności rozwiązywania konfliktów, umiejętności pracy z ludźmi, niepodatności na stres.

Dobry projekt manager powinien ponad to posiadać naturalne umiejętności przywódcze i negocjacyjne, być dobrze zorganizowany, decyzyjny, konsekwentny w działaniu oraz asertywny. Krótko mówiąc project manager to osoba „od wszystkiego” i to od wszystkiego w dosłownym znaczeniu tego słowa.

Co może pomóc w zostaniu "osobą od wszystkiego"?

• Systematyczna, ciężka praca i wszechstronność

Kursy, szkolenia i studia to podstawa zawodu projekt managera. Tylko chęć ciągłego rozwoju i poszerzania wiedzy pozwoli nadążyć za nowinkami technologicznymi w wybranej branży. Dynamika zmian jest obecnie ogromna i dotrzymanie kroku tym zmianom nie jest łatwe.

• Doświadczenie

Nie każdy projekt manager zaczynał od właśnie tego stanowiska pracy. Często project managerami zostają osoby, które w danej branży „siedzą” od lat na zupełnie innych, np. technicznych stanowiskach, w związku z czym bardzo dobrze orientują się co się dzieje w firmie i jaką ma ona metodykę działania i kontaktu z klientami. Na początek warto zatrudnić się np. na pozycji asystenta project managera i podpatrywać jak pracuje mentor, inspirować się dobrymi praktykami, przyjmować wszystkie rady i uwagi, poznać procesy działania firmy i dostrzec luki w wiedzy, które należy uzupełnić. Nie ma nic lepszego niż nabycie praktycznej, a nie tylko teoretycznej wiedzy.

• Perfekcjonizm w każdym aspekcie życia i pracy

Perfekcjonizmem nazywamy tendencję do wyznaczania sobie i innym wysokich standardów działania przy jednoczesnej niemożności zaakceptowania błędów i niedoskonałości. Perfekcjonizm na zdrowym poziomie motywuje do osiągnięcia sukcesów i pokonywania przeciwności. Ale granica zdrowego perfekcjonizmu jest cienka, a praca która hołubi właśnie tą cechę nie zezwala na półśrodki.

• Studia z zarządzania projektami

Na wielu państwowych i prywatnych uczelniach znajdziemy studia na kierunku „Zarządzanie projektami”. Do wyboru mamy najczęściej dwie specjalności: Tradycyjne zarządzanie projektami sprawdzające się najlepiej w przemyśle oraz Nowoczesne zarządzanie projektami dedykowane najczęściej branży IT.

Ze stron uczelni dowiadujemy się, że wraz z ukończeniem studiów pozyskamy wszechstronną i gruntowną wiedzę z zakresu prowadzenia projektów i strategii biznesowych, zyskamy cenne umiejętności związane z naukami ekonomicznymi, rachunkowością i informatyką, podnoszone będą nasze umiejętności językowe i komunikacyjne.

Brzmi jak studia na kilku kierunkach? - Na tym właśnie polega praca project managera. Nie wystarczą umiejętności planowania i perfekcyjnej realizacji projektu, trzeba się przecież również znać na branży w której się pracuje i potrafić odpowiednio dobrać metodologię działań aby zrealizować założony cel.

Wybrane metodologie zarządzania projektami:

1. Kaskadowy – najstarsza metoda w zarządzaniu projektami polegająca na podziale projektu na etapy, realizacja kolejnego etapu zależy od ukończenia poprzedniego. Projekt jest jednak traktowany jako całość i od początku znany jest jego efekt końcowy. Model ten zakłada dokładny, budżet, termin i sztywne ograniczenia, a jego zakres rzadko się zmienia.
2. Agile – jedna z najpopularniejszych metod używana obecnie w branży IT (ale może być używana w każdej dziedzinie), polegająca na rozbiciu projektu na podpunkty i pracę nad jednym podpunktem na raz, przejście do kolejnego podpunktu następuje po otrzymaniu pozytywnej informacji zwrotnej od klienta. Projekt nie jest traktowany jako całość a każdy z etapów może zaważyć nad efektem końcowym, ponieważ odgórny plan ma mniejsze znaczenie. Metodologia opiera się na koncepcji Minimal Viable Product (MVP).
3. Scrum – to metoda tworzenia oprogramowania opierająca się na metodzie agile narzucająca jednak pewne ramy postępowania, np. czasowe.
4. Lean – to metodologia oparta na mądrym i efektywnym zarządzaniem pracą, bez marnowania czasu i zbędnych działań wydłużających osiągnięcie efektu końcowego.
5. Kanban – ta metoda służy do wizualnego rozkładania projektu na osobne zadania i monitorowanie statusy każdego z zadań. To nic innego jak tablica zadań: do zrobienia, w toku, wykonane z możliwością przyporządkowania poszczególnych zadań do konkretnych osób.

Jaką metodę zarządzania projektem wybrać?

Wszystko zależy od tego z jakiej branży jest dany projekt.

Projekty związane z tworzeniem oprogramowania korzystają najczęściej z metody Agile, Lean i Scrum z uwagi na swoją elastyczność zakresu prac, czasu ich wykonania i budżetu, który może ulegać zmianie wraz z nowymi koncepcjami.

„Sztywne” projekty, jak np. projekty budowlane, których ostateczny efekt jest jasno określony, korzystają najczęściej z tradycyjnych metod zarządzania, m.in. z metodologii kaskadowej.

Praca marzeń?

Dla osób dostatecznie zmotywowanych i pewnych siebie na pewno tak! Świat stoi przed nami otworem i wystarczy spora dawka determinacji żeby osiągnąć każdy postawiony sobie cel. Tylko parcie do przodu poszerza granice naszych możliwości. Praca project managera dostarcza niesamowicie dużo satysfakcji. Każdy ukończony projekt, każde wynegocjowane porozumienie z klientem, zadowolony i dobrze współpracujący ze sobą zespół to wisienka na torcie i zwieńczenie lat pracy i praktyki zawodowej. A zadowolony projekt manager to zadowoleni kontrahenci, przełożeni, szefowie i pracownicy.

Nic nie planujesz? Nie oczekuj, że się uda!

Benjamin Franklin powiedział: "If you fail to plan, you are planning to fail" i stwierdzenie to tyczy się zarówno życia osobistego jak i zawodowego. Jeśli dobrze nie zaplanujesz działań, których chcesz się podjąć to tak naprawdę pośrednio planujesz swoją porażkę w tym temacie.

Jeśli nie zaplanujesz jak zostać project managerem i nie podejmiesz odpowiednich działań w tym kierunku, nie zdobędziesz potrzebnego doświadczenia, nie skończysz odpowiednich studiów i nie nabędziesz potrzebnych cech, nigdy nim nie zostaniesz.

Jeśli nawet już doszedłeś do tego punktu to pamiętaj, że tylko prawidłowo ustalony plan dnia czy tygodnia, dobrze sporządzony harmonogram i skrupulatne podejście do pracy dziś sprawi, że twoja praca będzie efektywna, będzie miała sens i sprosta wyzwaniom jutra.